POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE LA FCFDU

La FCFDU s’engage à protéger les renseignements personnels que nous confient les membres des clubs, les employés, les postulants aux bourses de recherche et le public, s’il y a lieu. Nous respecterons et protégerons la confidentialité des renseignements personnels en nous conformant aux principes de confidentialité de la Loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral et aux règlements qui s’y rattachent.

Les clubs et les conseils régionaux et provinciaux de la FCFDU sont régis par la législation relative à la protection de la vie privée dans chacune de ces régions. Dans le cas où il n’existerait aucune législation spécifique, ils sont régis par la Loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral et les règlements qui s’y rattachent.

Cette politique s’applique à la FCFDU et à toute personne qui fournit des services pour notre compte.

La FCFDU ne vend, n’échange, ni ne loue aucun renseignement personnel à d’autres personnes. Nous utiliserons uniquement les renseignements fournis aux fins desquelles ils ont été recueillis.

La section des procédures ci-dessous contient les détails sur la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels.

Procédures

La FCFDU fonctionne selon les lois canadiennes sur la confidentialité des renseignements personnels.

http://www.parl.gc.ca/Content/LOP/Researchpublications/prb0744--e.htm

L’ensemble des politiques de confidentialité de la FCFDU se trouve sur le site Web de la CFUW-FCFDU au :

www.cfuw.org /en-ca/aboutus.aspx

La politique de confidentialité du site Web de la FCFDU se trouve sur le site Web de la CFUW-FCFDU au :

http://www.cfuw.org/AboutUs/tabid/65/ctl/Privacy/language/en-CA/Default.aspx

Section 1 : Membres de la FCFDU

Qu’entend-on par renseignements personnels?

Un renseignement personnel signifie tout renseignement concernant un individu identifiable, par exemple, son nom, son adresse domiciliaire, son adresse de courriel et numéro de téléphone, son âge, son sexe, sa situation de famille ou tout numéro d’identification, information financière, formation, etc.

Quel type de renseignement personnel la FCFDU recueille-t-elle?

Nous recueillons seulement les renseignements personnels dont nous avons besoin dans le but de fournir des services à nos membres, y compris ceux qui sont nécessaires pour :

  • fournir les produits et les services demandés;
  • envoyer des renseignements sur l’adhésion à notre association.

Nous recueillons généralement les renseignements personnels directement auprès de nos membres. Il arrive parfois que nous recueillions vos renseignements personnels d’autres personnes avec votre consentement ou tel qu’autorisé par la loi.

Nous avisons nos membres, avant ou au moment de recueillir des renseignements personnels, des raisons pour lesquelles nous désirons obtenir ces renseignements. Il n’y a que lorsqu’un membre fournit volontairement un renseignement pour un but précis (par exemple, présenter une carte de crédit pour payer des frais d’adhésion lorsque les renseignements seront utilisés uniquement pour traiter le paiement) que nous n’envoyons pas cet avis.

Consentement

Nous demandons votre consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sur un membre, sauf dans des circonstances particulières où la collecte, l’utilisation ou la divulgation sans consentement est autorisée ou légalement requise. Nous pouvons présumer votre consentement lorsque vous fournissez spontanément vos renseignements pour une raison évidente.

Nous présumons votre consentement pour continuer d’utiliser, et s’il y a lieu, de divulguer des renseignements personnels que nous avons déjà recueillis, aux fins desquelles les renseignements ont été recueillis.

Nous vous demandons votre consentement exprès à certaines fins et il arrive que nous soyons incapables de fournir certains services si vous êtes réticents à donner votre consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de certains renseignements personnels. Lorsqu’un consentement exprès est requis, nous demandons généralement aux membres de nous fournir leur consentement oralement (en personne, par téléphone), ou par écrit (en signant un formulaire de consentement).

Un membre peut, en tout temps, retirer son consentement à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels à moins que ces renseignements ne soient nécessaires pour que nous acquittions de nos obligations juridiques. Nous respecterons votre décision, mais il se peut que nous ne puissions vous offrir certains produits et services si nous n’avons pas les renseignements personnels nécessaires.

Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sur les membres sans consentement seulement si la loi l’autorise. À titre d’exemple, il se peut que nous ne demandions pas votre consentement lorsque la collecte, l’utilisation ou la divulgation sert à déterminer la validité d’un prix ou d’une distinction ou encore dans une situation d’urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité.

De quelle façon utilisons-nous et divulguons-nous des renseignements personnels?

Nous utilisons et divulguons des renseignements personnels sur les membres uniquement aux fins desquelles les renseignements ont été recueillis sauf comme l’autorise la loi. À titre d’exemple, il arrive que nous utilisions des renseignements personnels sur les membres pour livrer des marchandises.

De quelle façon protégeons-nous les renseignements personnels?

Nous faisons tout effort raisonnable pour garantir que les renseignements personnels sont exacts et complets. Nous comptons sur les individus pour qu’ils nous avisent de tout changement dans leurs renseignements personnels qui risquerait de nuire à leur relation avec notre organisation. Si vous savez qu’un renseignement à votre sujet comporte une erreur, veuillez nous en faire part et nous le corrigerons sur demande dans toute la mesure du possible. Dans certains cas, il se peut que nous vous demandions une demande écrite avant d’effectuer la correction.

Nous protégeons les renseignements personnels en fonction de leur degré de sensibilité. Nous faisons tout effort raisonnable pour empêcher toute perte, utilisation abusive, divulgation ou modification des renseignements personnels de même que tout accès non autorisé à ces derniers.

Nous prenons des mesures de sécurité appropriées lorsque nous détruisons des renseignements personnels, y compris le déchiquetage de documents sur papier et la suppression permanente de documents électroniques.

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps qu’ils répondent aux besoins pour lesquels ils ont été recueillis ou encore à des fins juridiques ou professionnelles.

Accès aux documents contenant des renseignements personnels

Les individus ont le droit d’avoir accès à leurs renseignements personnels dont la FCFDU a la garde ou le contrôle sous réserve de quelques exceptions. Par exemple, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les organisations doivent refuser de fournir l’accès à des renseignements qui révéleraient des renseignements personnels sur un autre individu.

Si nous refusons une demande, en totalité ou en partie, nous vous donnerons les raisons de notre refus. Dans certains cas où les exceptions à l’accès s’appliquent, nous pouvons retenir ce renseignement et vous fournir le reste du document.

Vous pouvez faire une demande d’accès à vos renseignements personnels en écrivant à la directrice générale de la FCFDU, qui est la personne désignée pour s’assurer de la conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral et des règlements qui s’y rattachent. Vous devez fournir suffisamment de renseignements dans votre demande pour nous permettre d’identifier l’information dont vous avez besoin.

Vous pouvez aussi demander des renseignements sur l’utilisation que nous faisons de vos renseignements personnels et sur toute divulgation de ceux-ci à des personnes à l’extérieur de notre organisation. De plus, il vous est possible de demander la correction d’une erreur ou d’une omission dans vos renseignements personnels.

Nous répondrons à votre demande dans les 45 jours civils, sauf si un délai est accordé.

Courriels envoyés à des groupes

Les courriels envoyés à des groupes utiliseront l’option « copie conforme invisible » (Cci ou Bcc) qui permet de respecter la vie privée des membres et de réduire le nombre de pourriels.

Questions et plaintes

Si vous avez des questions ou des préoccupations sur tout ce qui concerne la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels par la FCFDU ou au sujet d’une demande d’accès à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec la directrice générale de la FCFDU, qui est la personne désignée pour s’assurer de la conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral et des règlements qui s’y rattachent.

Section 2 : Utilisation des répertoires et des bases de données de la FCFDU, des clubs et concernant les membres

Les restrictions suivantes s’appliquent aux répertoires et bases de données de la FCFDU, des clubs et concernant les membres :

  • Ne peuvent être utilisés à des fins commerciales qui n’ont pas été approuvées par le conseil d’administration de la FCFDU.
  • Ne peuvent être ni vendus, ni prêtés, ni communiqués à des tiers sous quelque forme que ce soit. Cette restriction s’applique à tous les tiers peu importe la participation des conseils régionaux, des clubs de la FCFDU, des membres d’un club ou des membres éloignées de la FCFDU.
  • Ne peuvent être utilisées par un tiers en aucune façon. Cette restriction s’applique à tous les tiers peu importe la participation des conseils régionaux, des clubs de la FCFDU des membres d’un club ou des membres éloignées de la FCFDU.

Section 3 : Bourses de recherche

Lorsqu’ils font la demande pour un prix de la FCFDU, les postulants aux bourses de recherche doivent fournir des renseignements personnels. Un formulaire d’autorisation de divulguer des renseignements personnels est signé par chaque postulant aux bourses et un autre formulaire d’autorisation de divulguer des renseignements personnels est signé par tous les récipiendaires de bourses.

Les renseignements personnels sur les postulants aux bourses et les demandes seront gardés en sécurité pendant une année à partir de la date de la collecte, puis détruits le mois de juin suivant. L’exception à cette règle est que les renseignements personnels sur les récipiendaires de bourses seront conservés indéfiniment dans un endroit sûr.

Avec le consentement des postulants aux bourses, les renseignements personnels sur les récipiendaires sont utilisés pour faire la promotion du Programme de bourses de recherche.

Section 4 : Sites Web publics et médias sociaux

Chacun des trois sites Web de la FCFDU contient une Déclaration de confidentialité qui régit la collecte et l’utilisation des données.

La politique de confidentialité du site Web est affichée sur le site Web de la CFUW-FCFDU au

http://www.cfuw.org/AboutUs/tabid/65/ctl/Privacy/language/en-CA/Default.aspx

Facebook

Facebook possède ses propres politiques de confidentialité avec lesquelles les membres devraient se familiariser. Les interactions avec Facebook sont régies par la politique de confidentialité de cette compagnie. Pour les cas où Facebook possède des liens vers d’autres sites, les renseignements personnels d’un individu sont régis par les déclarations de confidentialité de cette compagnie. La FCFDU ne dispose d’aucun pouvoir sur les politiques de confidentialité de Facebook ou de tout autre tiers.

Section 5 : Employés

Qu’entend-on par renseignement personnel sur l’employé?

Un renseignement personnel sur l’employé signifie tout renseignement personnel sur un employé ou un bénévole qui est recueilli, utilisé ou divulgué uniquement dans le but d’établir, d’administrer ou de mettre fin à une relation d’emploi ou de bénévolat. Dans certaines circonstances, ces renseignements peuvent inclure un numéro d’assurance sociale, une évaluation du rendement, etc.

La FCFDU peut recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels d’employé sans votre consentement uniquement dans le but d’établir, d’administrer ou de mettre fin à une relation d’emploi ou de bénévolat. Nous informerons par écrit les employés et les bénévoles actuels sur les renseignements que nous recueillons, utilisons ou divulguons et dans quel but.

Quels sont les renseignements personnels sur l’employé recueillis, utilisés et divulgués par la FCFDU?

  • Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels sur l’employé aux fins suivantes :
  • Déterminer l’éligibilité à l’emploi ou au bénévolat, y compris vérifier les qualifications et les références;
  • Mettre en place les exigences en matière de formation et de développement;
  • Évaluation du rendement et gestion des questions sur le rendement si nécessaire;
  • Administration de la paye et des avantages sociaux (employés rémunérés seulement);
  • Traitement des réclamations des employés liées au travail (p. ex. avantages, indemnisation pour accident de travail, réclamations d’assurance) (employés rémunérés seulement);
  • Respect des exigences des organismes de financement (p. ex. subventions à même les recettes des loteries);
  • Respect des lois applicables (p. ex. la Loi sur l’impôt sur le revenu du Canada).
  • Nous recueillons, utilisons et divulguons seulement la quantité et le type de renseignements personnels sur l’employé qui sont raisonnables pour répondre aux fins ci-dessus. La liste suivante contient des renseignements personnels sur l’employé que nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer afin de répondre à ces fins.
  • Coordonnées telles que votre nom, votre adresse domiciliaire, votre numéro de téléphone;
  • Vérification des antécédents criminels;
  • Renseignements sur l’emploi ou le bénévolat comme votre curriculum vitae (y compris formation, expérience professionnelle antérieure et références), renseignements de référence et notes d’entrevue, lettres d’offre et d’acceptation d’emploi, formulaires d’attestation de la politique, renseignements sur la vérification des antécédents, évaluations du rendement en milieu de travail, personne(s) à contacter en cas d’urgence, etc.
  • Renseignements sur les avantages tels que les formulaires relatifs aux demandes ou les changements pour les prestations d’assurance et d’assurance-maladie y compris les soins médicaux et dentaires, l’assurance-vie, l’invalidité à court et à long terme, etc. (employés rémunérés seulement).
  • Information financière telle que renseignement sur dépôt de chèques de paye et renseignement sur les impôts, y compris le numéro d’assurance sociale (employés rémunérés seulement);
  • Autres renseignements personnels nécessaires aux fins de notre relation d’emploi ou de bénévolat.

Nous aviserons nos employés et nos bénévoles de toute nouvelle fin à laquelle nous pourrions recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sur l’employé, ou encore, nous obtiendrons votre consentement avant ou au moment où les renseignements sont recueillis.

Quels sont les renseignements personnels que nous fournissons pour les références professionnelles/de bénévolat?

Dans certains cas, une fois que votre relation d’emploi ou de bénévolat prend fin avec nous, d’autres organisations communiqueront avec nous pour demander une référence à votre sujet. Notre politique consiste à ne pas divulguer de renseignements personnels sur nos employés et nos bénévoles à d’autres organisations qui demandent des références sans votre consentement spécifique. Les renseignements personnels que nous fournissons généralement dans une référence comprennent notamment :

  • La confirmation qu’un individu travaillé comme employé ou bénévole, y compris le poste, la période d’emploi ou de bénévolat;
  • Des renseignements généraux sur les fonctions du poste d’un individu et sur la capacité d’un employé ou d’un bénévole à s’acquitter de celles-ci ainsi que le succès obtenu dans la relation d’emploi ou de bénévolat.

Pour tout renseignement

Robin Jackson, directrice générale, est responsable de la protection de la vie privée à la FCFDU; courriel : cfuwed@rogers.com

Si, après avoir partagé vos préoccupations avec nous, vous n’êtes toujours pas satisfait, vous pouvez déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada par le biais de leur site Web : www.priv.gc.ca

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